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    企業管理體系認證審核過程中的這些“審核之禮”,你知道嗎

    文章來源:鄭州市眾智認證服務有限公司     發布日期:2020/11/05     

    對認證機構來說,審核員是機構直接與企業接觸的最前線,審核員的素質直接關系到企業對認證機構乃至認證行業的認識和評價。為此,從GB/T19011到《認證人員執業信用管理規范》,直至由認證機構自身制定的管理制度,都對審核員的素質、能力和職業道德等方面做了全面的規范和要求。此外,還有一些地方,如果不注意,也會影響到自身形象,可能不觸犯什么條例和制度,但卻關乎禮儀,下面就來說說,審核員在認證審核過程當中,除通用的商務禮儀之外,還需要注意哪些“審核之禮”。

    管理體系認證

    1、與領導交談尊重是禮儀之先,審核當中的尊重首先是從企業領導開始。
    審核有一個重要的環節,是審核組至少是審核組長要就企業貫標認證的總體情況與企業領導有一次面對面的交流。這是審核組把握審核脈絡和方向,找對企業主要問題點乃至后期溝通非常重要的環節,但在實際的審核過程中,我們發現在這一環節上出現不少問題,一是領導太少。這是最常見的,因為企業領導通常都比較忙,缺個把的在所難免,但如果只有一名管理者代表那就有點說不過去了。二是干脆就省了這個環節,可能領導確實忙,開完會就有別的事走了,審核員也樂得清閑,抓緊時間審核別人去。三是雖然領導都在,但問題問不到點子上或者干脆就不問,龍門陣擺上個把小時就過去了。其實這樣都是不正確的,不光是審核程序上有問題,就是禮節上也不好,尤其是最后一種,表面看你好我好,其實是對企業領導對企業掌控能力和管理能力的不尊重不重視。更是對審核員這個身份的不尊重。
    2、部門審核結束要有溝通溝通時審核當中重要的組成部分,和領導溝通,和部門管理人員溝通和現場人員溝通,和相關方溝通等等,這是發現問題的重要手段。
    我們發現一種很奇怪的現象,審核員在部門審核完后,就直接走了,或者對部門管理人員說上一句你們部門的審核結束了,然后再添一句某某部門在什么地方,帶我過去吧。既不說有什么肯定的地方,也不說發現了什么問題,沒個交代,部門負責人往往一頭霧水,不知道自己究竟做的怎么樣。有時候問起來審核員也懶的說,諱莫如深。甚至,發現了問題,準備開不符合的時候,也不和企業人員說清楚,等到末次會上念了不符合,部門的人才知道自己哪里做錯了,真錯了還好,如果是因為溝通不清,鬧了誤會就太不應該了。于情于理都有欠缺。
    3、著裝除了機構自己,沒有誰對審核員的著裝有硬性的規定。但對認證機構來說,審核員是臉面,干凈整潔是必須的,對審核員職業來說,這是一個應該受人尊敬的職業,從審核與接受審核的角度說,審核員在審核過程中說是企業管理方面的老師也不為過。實際情況多數企業在接受審核的時候也是一口一個老師這么叫的,作為老師,為人師表還是要的,審核的時候 那就要比普通時候穿的正式一點為好。
    有些時候,因為審核員長期在外,難免照顧不周,穿便裝穿的邋遢一點隨便一點的時候也有,也可以理解,但這是在企業對著裝也不大要求的情況下還說的過去,一旦在著裝方面有了反差就不夠意思了。有一次,我們審核組一行4人到一家房產服務公司去審核,公司不大,幾十人,說實話,心里有些懈怠,加上天氣炎熱,所以審核組在著裝上就疏忽了些,穿T恤的穿牛仔褲的就去了,等到工作人員把我們領到企業會議室的時候,企業參加首次會議的十余人都已經坐在那里,一色的黑色西裝領帶,左胸配司徽。頓時,一朵烏云籠罩在我們頭上,別人不知道,我是一張大臉紅撲撲地開完首次會的。
    4、莫論人非審核員有為企業保密的義務,這是審核員最基本的個人素質和行業操守。這個多數審核員還是做的不錯的,但有時候還是有一些擦邊球讓人尷尬不已。
    審核員審核的企業多了,難免有所比較,會不自覺的把企業按照貫標的成熟程度、對審核員的禮遇程度、企業規模和地位等等因素把企業分出個三六九等。這個在心里默誦沒人說啥,但如果說出來就大大的失禮了。
    有個別的審核員還就喜歡在和企業交流的時候,擺布這企業的不是,開口這企業不怎么樣,閉口那個垃圾企業,讓受審核企業聽去,雖然不是說的自己,但難免會想,保不齊這家伙在別的企業也這么說我們企業,頓時如冷水澆頭,想對你尊重也尊重不起來了。
    5、我是為企業提供服務的審核員在審核過程當中,企業處于尊重和好客,對審核員多有禮遇是比較正常的,另外從審核員有推薦注冊證書的權利這種意義上來說,多少帶點居高臨下的感覺,但這僅僅是感覺而已,如果把這種禮遇與權利感覺轉化成真正的感受,那就大錯特錯了。個別審核員到企業吆三喝四,照顧不周就火冒三丈甚至百般刁難的,這已經觸碰了審核員職業道德的底線了。從根本上來說,我們和企業是契約關系,我們是為企業服務的,服務就該有服務的模樣就該有服務的禮儀,而非恣意而為。
    我們絕大多數的審核員長期奔走在審核一線,和企業打交道有禮有節,不卑不亢,贏得了企業無數的贊譽和尊重,這是讓我們驕傲的一支優秀隊伍。別讓一些不和諧的聲音,一些不禮貌的行為影響審核員的形象,我們堅信認證行業會越來越好,認證機構的路會越走越寬,審核員的能力和素質也會越來越高,成為受人尊敬而又光榮的職業。
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